Mijn standaarden liggen hoog. Hoger dan bij de gemiddelde VA/PA of Hospitality-beoefenaar, dat durf ik best hardop te zeggen. Dat is namelijk ook precies waar ik het verschil maak en waar voor mij de uitdaging schuilt. Streven naar de hoogst haalbare kwaliteit, dingen zien die anderen (nog) niet zien, creëren en realiseren wat anderen niet voor elkaar krijgen. Daar komt bij dat ik prima presteer onder druk.
TRY ME IF YOU DARE.
Natuurlijk werkt het beter als mijn klanten dit over mij zeggen, laat ze dat nou net doen!
Meteen lezen? Klik dan hier.
De lovende woorden van mijn klanten zijn voor mij het meeste waard. Laat hen jou vertellen dat ik goed ben in wat ik doe, vind ik ook weer leuker.
Maar hoe ga ik dan te werk? Secuur en met een plan. Gestructureerd. Ik kies een moment in mijn agenda wanneer ik mijn onverdeelde aandacht kan vestigen op mijn project. Of beter gezegd, het project van mijn klant. Dit kan zijn: het opstellen van een CV inclusief motivatiebrief (alsjeblieft schoonmama) of een fondsaanvraag voorbereiden voor een stichting. Laten we ons voor het gemak richten op dat laatste.
Het liefst zoek ik een plek die niet mijn thuisplek is (minder afleiding) en waar ik me geïnspireerd voel. De nieuwe Bibliotheek in mijn woonplaats is zo'n plek. Hier kan ik met gemak een aantal uur zeer productief aan het werk zijn, vooral in de ochtend. Dan ben ik op mijn best en heb ik de rest van de dag het gevoel dat ik al heel veel gepresteerd heb. Een goede kop koffie erbij en let's go!
Maar dan, laptop open en hoe begin ik dan echt? Simpel.
1. Men neemt de website van je klant én waar mogelijk zo veel mogelijk opgestuurd materiaal (denk aan: promotiemateriaal, eerdere aanvragen, artikelen en andere media-uitingen). Al dit materiaal spit ik door op zoek naar bruikbare elementen also known as USP's (Unique Selling Points). Wat maakt deze klant bijzonder? En natuurlijk ook belangrijk: wat kenmerkt deze klant? Deze dingen laat ik later op precies de juiste plek naar voren komen. PS: hierbij wordt uitgegaan dat er een kennismaking vooraf heeft plaatsgevonden waarbij je al het nodige hebt kunnen vragen, verzamelen én veel hebt geluisterd!
Een kennismaking is altijd aan te raden om te kijken of er überhaupt een klik is tussen klant en dienstverlener, en of je genoeg input hebt om mee aan de slag te kunnen. Geef je klant écht ruimte om zijn verhaal te doen, proef waar hij/zij enthousiast van wordt en bouw daar op voort. Verplaats je in de klant.
2. Wat is nodig om aan de vraag van de klant te voldoen? Hoe behaal je het doel? In geval van een fondsaanvraag is het belangrijk om samen met je klant te bekijken welke mogelijkheden er zijn. Ga je in het wilde weg een stuk schrijven dat je bij elk willekeurig fonds kunt indienen? Lijkt me niet. Maak (of krijg aangeleverd) een overzicht van de fondsen die voldoen aan de wensen en nog veel belangrijker, passen bij je klant! Neem je het hier niet zo nauw mee, kun je de plank echt volledig misslaan. Je mag dit als expert dan ook zeker benadrukken bij je klant.
Als jij weet waar je het over hebt komt er nauwelijks tot geen overtuigingskracht bij aan de pas, je expertise is voldoende en wekt vertrouwen. Straal dit uit.
Daarop aansluitend, neem je klant mee in het proces. Leg uit welke beslissingen je maakt gaandeweg zodat ze ook zullen zien dat je zorgvuldig te werk gaat.
3. Terug naar hoe ik te werk ga (ik zit gewoon helemaal gratis tips weg te geven joh). Eenmaal in kaart hoe het doel bereikt kan worden, breng ik mijn voorbereide werk en de criteria van de specifieke fondsaanvra(a)g(en) bij elkaar. Hoe? Mix & Match! Niet alleen als het op mode aankomt maar ook in mijn werk ben ik daar fan van. Als het goed is weet je met behulp van stap 1 precies wat je klant doet en waar je klant zich mee onderscheidt. Om een fondsaanvraag zo krachtig mogelijk te schrijven, trek ik de criteria (of wellicht vragenlijst) uit elkaar om op ieder onderdeel een zo sterk mogelijke invulling te geven aan de hand van de opgedane informatie uit stap 1. Eigenlijk wordt het een soort memory voor jezelf! Hoe kan ik aantonen dat mijn klant aan deze vraag voldoet? Oeh, omdat ze ........ gedaan hebben! Match! Op die manier ga je alle vragen af. Vermijd herhaling. Gebruik niet vaker hetzelfde voorbeeld (tenzij je ervan overtuigd bent dat het iets toevoegt) en versterk met nieuwe voorbeelden en onderbouwing.
4. Check vervolgens of je alles gebruikt hebt wat je wilde gebruiken. Ga bij jezelf na of je klant zo goed mogelijk uit de verf komt. Ja? Lees dan nog een keer het geheel zorgvuldig door. Klopt mijn opbouw en verhaallijn? Loopt alles goed in elkaar over? Gebruik ik geen onduidelijke (of langdradige) taal? If so, dan kan de eerste versie (conceptversie) naar de klant! Nog niet? Ga bij jezelf te rade wat je nog nodig hebt. Dien je zelf meer onderzoek te doen of ga je nog een keer met je klant in gesprek?
Ik ga voor het hoogst haalbare eindresultaat.
I'll never settle for less.
5. Wanneer ik de conceptversie aan mijn klant voorleg verstuur ik deze met minimaal een begeleidende tekst, zo niet met een persoonlijk belletje. In deze begeleidende tekst benoem ik hoe ik te werk ben gegaan en welke keuzes ik heb gemaakt én waarom. Ik vraag de klant feedback te geven voor een bepaalde datum (je kunt niet verder plannen zonder stip aan de horizon) en vraag ook expliciet of ze graag zaken anders zouden zien en/of missen. In the end, blijft voor mij de klant altijd degene met het laatste woord. Ook als dat betekent dat ik iets toe moet voegen in de fondsaanvraag wat er in eerste instantie niet in staat óf er juist iets uit moet halen waar ik volledig achter sta. Is dat iets wat ik er bewust uit- of in gelaten heb? Dan zal ik dit onderbouwd toelichten en alsnog de keus bij de klant laten.
Ook hieruit kan blijken of je klant vertrouwen heeft in je expertise.
Misschien overbodige tip: vraag je klant om een ontvangstbevestiging. Om misverstanden te voorkomen.
Geen overbodige tip: communiceer ook alvast over het "hoe nu verder", dit noem je Verwachtingenmanagement. You may thank me later. Wat bedoel ik hiermee? Zelf benoem ik ter aanvulling op de deadline voor het aanleveren van feedback, een streefdatum/richtlijn voor wanneer ik de opdracht DEFINITIEF wil maken. Ja, dat is een eng woord. I get it. Maar geloof me, van eindeloos aanpassingen maken wordt niemand blij. Jij niet, je klant niet, niemand niet. En uiteindelijk kost het je steeds meer tijd en wordt de kwaliteit er niet beter op. Sterker nog, ik geloof dat je verstandhouding met je klant erdoor verstoord kan raken omdat je blijft "duwen en trekken" waardoor je irritatie opbouwt.
Hak met elkaar de knoop door wanneer het resultaat naar tevredenheid is en sluit de samenwerking op goede voet af. Je klant weet je een volgende keer weer te vinden!
Kom je er nou niet uit samen na een enkele (of anderhalve) feedbackronde? Vraag jezelf dan af waar dat aan ligt. Ben jij goed in je werk of moet je misschien nog een beetje timmeren aan de weg? Heeft je klant realistische verwachtingen ten opzichte van jou als dienstverlener? Again, Verwachtingenmanagement is your greatest friend. Antwoorden op deze vragen kunnen je inzicht geven in wat een volgende keer anders en beter kan. Zie dit daarom ook als waardevolle feedback!
Door te blijven leren maak je jezelf beter.
6. Tot slot, verstuur de definitieve versie van je product (zowel als bewerkbaar bestand als definitief product) inclusief eventuele voorwaarden. Denk aan naamsvermelding bij publicatie bijvoorbeeld. Bedank je klant voor het vertrouwen en de (prettige) samenwerking en nodig ze uit om hun ervaring te delen middels een aanbeveling. Deze is niet alleen zeer waardevol voor jezelf maar ook voor toekomstige potentiële klanten, mits je toestemming hebt om deze aanbeveling openbaar te maken natuurlijk. Je kunt hier bijvoorbeeld LinkedIn voor gebruiken.
7. Wat ik zelf ook zeker doe is betrokken blijven bij mijn klanten. Call it nazorg if you will. Dit kan simpelweg zijn door ze te blijven volgen op sociale media maar hier en daar krijg ik ook wel eens een uitnodiging wanneer er iets te vieren valt. Zo ook van de stichting in kwestie! Dat kan alleen maar een goed teken zijn....
Enfin, uiteindelijk is dit meer een soort gratis Tips & Tricks-boek geworden door Yours Truthfully maar héy, zo ben ik. Waarom over mezelf schrijven als ik ook anderen kan helpen en inspireren? Ben ik nou iets vergeten of wil je van gedachten wisselen? Schroom dan vooral niet om te reageren onder deze blog.
En ben je nou benieuwd wat de Stichting in kwestie schreef over mijn werk en dienstverlening?
Klik dan hier!
Heb jij een suggestie voor een volgende blog? Laat het mij dan ook weten via de comments! En als je nou geen enkele blog meer wilt missen? Meld je dan hier beneden aan.
Zelf interesse in een samenwerking en benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan contact met mij op via de contactmogelijkheden op de website.
Hartelijke groet,
Lisa Theunissen MSc.
